מלאו פרטים ונחזור בהקדם
לכל שאלה חייגו:
03-5610933

עיתוי הגשת דו"חות ביקורת פנימית למנכ"ל

חוות דעת בנושא:

עיתוי הגשת דו"חות ביקורת פנימית למנכ"ל, לועדת הביקורת ולדירקטוריון.

חוות הדעת נתנה ב 16 בספטמבר 2005

 

    שאלת עיתוי הגשת דו"חות ביקורת פנימית לועדת ביקורת של הדירקטוריון . מהי מבין הגישות הבאות עדיפה לדעת הלשכה מבחינת אי תלות המבקר הפנימי,  יעילות עבודתו והאפקטיביות של עבודת הביקורת בארגון:

(א).           דו"ח ביקורת סופי שיופץ לועדת הביקורת של הדירקטוריון, יכלול בתוכו את סיכום החלטות המנכ"ל לעניין תיקון הליקויים עליהם הצביע המבקר הפנימי בטיוטת דו"ח הביקורת .

(ב).           דיון על ממצאי הביקורת והמלצותיה יתקיים אצל המנכ"ל רק אחרי שדו"ח הביקורת הסופי יוגש בו זמנית ליו"ר הדירקטוריון, למנכ"ל ולועדת הביקורת של הדירקטוריון. ועדת הביקורת תדון בממצאי דו"ח הביקורת אחרי שמנכ"ל החברה קיים דיון בנושא.

2.         להלן התייחסותי לשאלותיך כדלקמן:

(א)(1).          חוק החברות הממשלתיות קובע בסעיף 49 (ב) כי המבקר הפנימי יהיה כפוף ליו"ר הדירקטוריון ולמנהל הכללי ויגיש את דו"חותיו והצעותיו לדירקטוריון .

     (2).          חוק החברות התשנ"ט – 1999  קובע בסעיף 152 כי המבקר הפנימי יגיש את דין וחשבון על ממצאיו ליו"ר הדירקטוריון, למנהל הכללי וליו"ר ועדת הביקורת.

     (3).          מיד לאחר חקיקת חוק הביקורת הפנימית הוציאה רשות החברות הממשלתיות נוהל ביקורת פנימית בחברות ממשלתיות ובנות ממשלתיות . הנוהל נשלח לחברות הממשלתיות ביום 1/7/1992.  בנוהל זה נכתב כי העתקים של דו"חות המבקר יועברו ליו"ר הדירקטוריון, יו"ר ועדת הביקורת , למנכ"ל החברה ולנושאי משרה אחרים בחברה אשר לדעת המבקר עשוי להיות להם עניין לתרום לנושא הביקורת.

    (4).           כפי שאנו רואים מהוראות חוק ונוהל אלו המחוקק או כותב הנוהל התייחס לדו"ח סופי של ביקורת פנימית אשר עבר את כל שלבי הדיון בו. המחוקק וכותב הנוהל לא התייחסו לשלבים מוקדמים של גיבוש דו"ח הביקורת הפנימית.

    (5)(א).      בנוהלי רשות הנמלים – נוהל המבקר הפנימי – הגדרת תפקידו וקביעת דרכי פעולתו , שהוצאו ב – 6/11/94 ועודכנו ב – 24/11/99 , נכתב כי דו"ח המבקר יכלול, בד"כ , עיקרי הממצאים, מסקנות והמלצות ובמידת האפשר את הסברי המבוקר או הממונה עליו. בהמשך נכתב כי ראש היחידה המבוקרת יגיש את הסבריו להתהוות הליקויים והערותיו לגבי הממצאים, המסקנות וההמלצות שבדו"ח המבקר בכתב תוך חודש ימים מקבלת הדו"ח או במועד אחר, כפי שיוסכם עם המבקר.

        (ב).       בהמשך של הנוהל נכתב כי המבקר יגיש טיוטת דו"ח ודו"ח מסכם בד"כ בשלבים הבאים: שלב ראשון –      טיוטת דו"ח לראש היחידה המבוקרת למבוקר ולממונה עליו ולבעלי תפקידים אחרים במערכת ובהנהלת חברה ממשלתית.  שלב שני –דו"ח מסכם ליו"ר מועצת המנהלים ולמנכ"ל

(ג).       גם כאן אנו רואים אי בהירות מסוימת בשימוש במונח דו"ח ביקורת ו/או טיוטת דו"ח ביקורת פנימית.  בחלק הראשון נכתב כי ראש היחידה המבוקרת יגיש את הסבריו לדו"ח הביקורת ולאחר מכן משתמשים במונח טיוטת דו"ח ביקורת  ומוסיפים מונח של דו"ח מסכם.

(ב).   בבג"צ 7805/00  רוני אלוני – חברת מועצת העיר ירושלים נגד מבקר עיריית ירושלים ואח' קבע בית הדין הגובה לצדק כי: " זכות העיון של המבוקר מחייבת ככלל העברה אליו של כל החומר  הרלבנטי לצורך הביקורת, אלא אם קיימים טעמים בעלי חשיבות מיוחדת הנעוצים בצרכי תפקידה של מערכת הביקורת המצדיקים להימנע מכך. כלל זה מתחייב מהחובה ליתן למבוקר הזדמנות מלאה להשיב לטענות המועלות נגדו "   הדבר חיוני גם לצורך הבטחת רמתו ואיכותו של הליך הביקורת בהניחו בפני המבוקר את מלוא הנתונים וכל זוויות הראיה של הנושא הנבדק הן מכיוונם של המלינים והן מכיוונו של המבוקר.   רק סיבות מיוחדות , שהן חיוניות להליך הביקורת עשויות להצדיק סיווגו וסיוגו של החומר המועבר כאמור.

(ג).   בהנחיה מקצועית מספר 1 להנחיות המקצועיות, שפרסמה לשכת המבקרים הפנימיים , ושמבקר פנימי מחויב לעבוד לפיה  עפ"י חוק הביקורת הפנימית, בסעיף 2.5.1 נכתב כי " טרם הגשת דו"ח ביקורת סופי  יקבל המבקר את תגובות הדרגים המתאימים בארגון לממצאים ולמסקנות ובהתאם לצורך אף לגבי ההמלצות, אשר נכללו בדו"ח. בכך ניתנת האפשרות לגורמים המבוקרים ולדרגים הממונים להציג הערות והשגות . תגובת המבוקרים ישולבו בהתאם לעניין בגוף הדו"ח או יצורפו לדו"ח.

(ד).   מנכ"ל הארגון הוא חלק מהדרג המבצע את פעולות הארגון . המנכ"ל עומד בראש הדרג המבצע והינו אחראי,  לפחות  אדמיניסטרטיבית,  על כל אשר נעשה בארגון ואם תהיה  תקלה כלשהי יבואו אליו בנושא זה.  בדיוק כפי שיבואו אליו בטענות ושאלות כאשר יקרה אירוע בארגון או לחילופין , אם תהיה פעולה מוצלחת הוא יקבל את התשבחות, כך גם דו"ח ביקורת חייב  את התייחסותו כממונה על הפעלת הארגון .  בתור ממונה על הפעלת הארגון המנכ"ל הינו מבוקר ככל מבוקר אלא שהדרג שלו הוא הבכיר ביותר. לדוגמא דו"ח ביקורת על האבטחה בכניסה לנמל חייב תגובת המנכ"ל ולא רק השומר בדיוק כפי שאם יקרה אירוע בנושא זה ( מקווה שלא יקרה ) יפנו אליו ולא רק לשומר בכניסה.

(ה).   מנכ"ל יכול לטעון על כי יש לו זכות עיון וזכות טיעון, בהתאם לקביעתו של בג"צ בפס"ד אלוני, בדיוק כמו כל מבוקר אחר במדרג הארגוני של הארגון. והזכויות האלו עומדות לו , דהיינו יש לו זכות עיון וזכות טיעון לדו"ח הביקורת לפני שהוא עובר לדרג גבוה יותר בארגון.

(ו).   בימים אלו מתבררת תלונה של מנכ"ל בארגון ציבורי כלשהו,  אצל הממונה על תלונות הציבור במשרד מבקר המדינה , כנגד מבקר פנימי שלו על כי המבקר הפנימי העביר טיוטת דו"ח ביקורת לגורם בכיר יותר לפני שניתנה לו למנכ"ל אפשרות לעיין ולהגיב עליו.

אשר על כן לדעתנו דו"ח ביקורת פנימית מן הראוי שיעבור למנכ"ל להערותיו , לפני שהוא מועבר לועדת הביקורת ולדירקטוריון ולאחר מכן הערותיו ישולבו בדו"ח שיועבר לועדת הביקורת ולדירקטוריון או בתוך הדו"ח או כנספח.  על מנת לסבר את האוזן ניתן לקרוא למסמך שמועבר למנכ"ל להערות " טיוטת דו"ח ביקורת לפני הערות המנכ"ל" ולאחר קבלת הערותיו ששל המנכ"ל " דו"ח ביקורת סופי כולל הערות המנכ"ל. "

* חוות דעת זו היא זמנית, עד אשר יידון הנושא במועצה המקצועית של לשכת המבקרים הפנימיים.

אנחנו פה בשבילך, פנה אלינו והודעתך תופנה לגורמים המתאימים בלשכה

loading
בר כוכבא 23, בני ברק (קומה 5)
03-5610933
03-5614908
office@oia.org.il
http://www.oia.org.il